Modèle de procès verbaux

Le procès-verbal est un dossier tangible de la réunion pour ses participants et une source d`information pour les membres qui n`ont pas pu y assister. Dans certains cas, les procès-verbaux de réunion peuvent servir de point de référence, par exemple: le procès-verbal de la réunion précédente a été approuvé à l`unanimité comme distribué. Que vous ayez été chargé de prendre des notes pour un comité ou que vous ayez été nommé Secrétaire du Conseil d`administration de votre organisation, la préparation des minutes de réunion ne doit pas être une tâche ardu. Voici quelques conseils et des idées qui vous aideront à commencer avec l`écriture et la préparation des minutes de réunion efficaces. Il y a essentiellement cinq étapes dans le procès-verbal de la réunion: lorsque vous prenez un nouveau rôle en tant que preneur ou secrétaire, n`oubliez pas de demander au Président du Comité ou au Conseil quelles sont leurs attentes quant à votre rôle au cours de la réunion, ainsi que le type de détail qu`il/elle a ex dans le procès-verbal. Par exemple, si votre Conseil ou votre comité aura affaire à des motions ou à voter sur des points ou des questions, soyez clair sur la question de savoir si vous avez besoin d`offrir les noms de ceux qui font des motions, des seconder, etc. Si vous traiteront de ce type de procédures, vous (et votre président) voudrez peut-être vous référer aux règles de l`ordre de Robert-Voici un lien vers une ligne “Introduction aux règles de Robert”. Les procès-verbaux des réunions sont importants: «ils capturent les informations essentielles d`une réunion.» Mais prendre et préparer des minutes ne doit pas être une tâche intimidante. Nous espérons que cet article vous aidera à rencontrer des débutants dans le démarrage de la création de minutes de réunion efficaces pour votre organisation. Pour plus d`informations, vous pouvez consulter certaines des sources d`informations que nous avons utilisées pour créer cet article dans les «sources» ci-dessous. Merci de lire notre guide sur la façon d`écrire des minutes de réunion! La plupart des comités et des conseils examinent et approuvent ou modifient le procès-verbal au début de la réunion subséquente.

Une fois que vous avez effectué les révisions requises, les minutes devront ensuite être stockées pour référence ultérieure. Certaines organisations peuvent stocker ces en ligne (par exemple, dans Google docs ou SkyDrive) et également sauvegarder ces sur un disque dur externe. Vous devrez peut-être également imprimer et stocker des copies papier ou les fournir à un membre du personnel ou à un président pour le dépôt. Téléchargez notre liste de vérification des minutes de réunion pour les associations et les organismes à but non lucratif avec des exemples et apprenez à prendre de meilleures minutes. Ce guide sur la façon d`écrire des procès-verbaux de réunion a été préparé par Wild Apricot pour aider les bénévoles et/ou le personnel des petits organismes sans but lucratif et membres qui peuvent être nouveaux à la tâche de prendre et de préparer des procès-verbaux de réunion pour les comités ou les conseils d`administration. Veuillez noter que puisque le format, le style et les exigences de contenu pour les minutes de réunion varient en fonction de l`organisation et du type de Comité ou de Conseil, cet article n`offre que des directives générales pour vous aider à commencer. Le Secrétaire du Conseil prend habituellement des minutes pendant les réunions. Les procès-verbaux écrits sont distribués aux membres du Conseil avant chaque réunion pour examen par le membre.

Les procès-verbaux de la réunion précédente devraient être examinés tout de suite lors de la prochaine réunion.